Na tak postawione pytanie warto doprecyzować, iż wszystko zależy od okoliczności w jakich doszło do wystawienia faktury VAT. Nie zawsze bowiem między stronami obrotu gospodarczego dla zawarcia umowy konieczne jest jej spisywanie.

Jednocześnie należy podkreślić, że prawidłowo spisana umowa (co oznacza dopasowana do danego stosunku prawnego, podpisana zgodnie z reprezentacją) z pewnością daje wierzycielowi większą pewność zapłaty.

Przede wszystkim trzeba wskazać, że poza umowami enumeratywnie wymienionymi w treści kodeksu cywilnego (np. zbycia lub obciążenia nieruchomości czy przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części) do których zawarcia może dojść nawet w formie ustnej, czy w sposób dorozumiany, jeżeli tylko podmiot zobowiązany do czynienia przystąpią do wykonywania umowy.

Dodatkowo, w sytuacji w której mowa o relacji biznesowej pomiędzy przedsiębiorcami, to jeżeli podmioty te pozostają w stałych stosunkach gospodarczy, a umowa pozostaje w zakresie działalności otrzymującego ofertę, to brak niezwłocznej odpowiedzi negatywnej przez ten podmiot oznacza przyjęcie oferty.

Tym samym, w określonych sytuacjach wystawienie faktury VAT, jako dokumentu potwierdzającego zawarcie umowy (w dowolnej formie, poza przypadkami określonymi w ustawie) oraz wykazanie treści czynności prawnej (umowy) dowodem z dokumentów (np. dokumentacji mailowej potwierdzającej ustalenia stron) czy też zeznaniami świadków, można uznać za wystarczające. Należy jednak pamiętać, że w zależności od tego z jaką umową mamy do czynienia (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło) katalog praw stron może zasadniczo się różnić. Powoduje to, że w przypadku braku posiadania umowy w formie pisemnej, w toku postępowania sądowego Kontrahenci nierzadko starają się udowadniać, że umowa miała ostatecznie inny kształt, lub też była to umowa innego typu, aby osiągnąć pozytywne skutki prawne.

Warunkiem pozostaje jednak zawsze, aby istniał pomiędzy podmiotami wskazanymi na fakturze VAT podstawowy stosunek prawny (umowa), której zawarcie lub wykonanie potwierdza faktura VAT.

W innych sytuacjach, w których nie jest możliwe wykazanie, że pomiędzy stronami (wskazanymi na fakturze VAT) doszło do zawarcia umowy cywilnoprawnej, samo wystawienie faktury VAT może okazać się niewystarczające, a to z uwagi na fakt, że dokument jakim jest faktura VAT jest nie tylko dokumentem prywatnym, ale także jedynie dokumentem księgowym, którego moc dowodowa jest rozpoznawana na równi z innymi dokumentami. Za niewystarczające dla potwierdzenia istnienia stosunku zobowiązania nie jest także samo złożenie podpisu przez odbiorcę faktury VAT, bowiem sama faktura nie stanowi umowy, ani dowodu wykonania jakiejś umowy w sposób uzasadniający żądanie zapłaty wynagrodzenia, a jedynie może stanowić jeden z dowód zawarcia pomiędzy stronami jakiejś umowy oraz istnienia stosunku zobowiązaniowego między stronami.

Pamiętać należy, że wystawiając dla określonego podmiotu faktury z odroczonym terminem płatności podmiot ten otrzymuje od nas „kredyt kupiecki”, bowiem najczęściej wykonanie usługi lub dostawa sprzętu jest dokonywana przed datą określonej na fakturze VAT jako termin płatności. W przypadku jeżeli z określonym podmiotem nie posiadamy zawartej umowy, a nasza wiedza o kontrahencie jest niewielka narażamy się na zagrożenie związane z brakiem opłacenia wystawionej faktury VAT, a to z uwagi na fakt, że de facto niejednokrotnie trudno będzie nam powiązać złożone zamówienie (np. telefonicznej przez pracownika Kontrahenta) z określonym podmiotem widniejącym na fakturze VAT. Nie wspominając już zupełnie o sytuacji, w której okazuje się, że kontrahent na etapie fakturowania wskazuje niepełne lub nieprawdziwe informacje o swojej działalności, co powoduje trudności w uzyskaniu płatności zobowiązania.

Mając na względzie powyższe, naszym Klientom zawsze proponujemy sporządzanie umów ramowych do zawarcia z podmiotami z którym nasi Klienci chcieliby w przyszłości zawierać poszczególne umowy docelowe. Odpowiednie sformułowanie umowy ramowej pozwala bowiem na takie określenie stosunku podstawowego (pomiędzy Klientem, a jego kontrahentem), gdzie samo wystawienie faktury VAT, czy jej podpisanie przez Płatnika, potwierdza zawarcie umowy podstawowej oraz wysokość zobowiązania. Takie rozwiązanie często pozwala zapobiegać sporom sądowym, a tym samym ponoszeniu przez naszych Klientów dodatkowych kosztów oraz straty czasu związanego z czasem trwania sporu sądowego.